行政秘书部行政经理

公司部门:弘毅投资 - 行政秘书部

工作地点:香港

发布日期:2017-08-16

招聘人数:1人

职位类型:行政/后勤

职位描述:

1、办公室环境及设施设备管理:

-办公环境优化

-设施设备维护,包括:装修设施、家具、办公设备、日用设备的升级和维护

-办公室日常维护,包括:新风、温度、湿度、清洁、绿植的日常维护和管理,以及对保洁团队的日常管理工作

-工位管理和分配,包括:合理规划工位、规范流动经理室和工位的使用

-物业接口工作,负责和物业的关系维护,及物业相关复杂问题的处理

-建立和持续维护办公环境管理工作流程和规范

-持续优化和优化管理外协资源

2、公司档案管理:

-负责公司项目档案的归档、存档

-负责项目档案的妥善管理,确保档案完整、安全

-协助档案追缴

-熟悉档案管理系统的各项功能,并未系统升级提出建议

3、办公室安全及消防:

-负责办公室消防设备设施的管理、维护(借助第三方资源)

-负责办公室人员及财产安全,不断完善制度和管理

-负责出入门禁、门卡权限的管理和维护

-负责员工安全方面的常识传播、每年一次消防演习

4、差旅业务:

-负责境外差旅服务商的资源开发、维护、管理

-负责定期的差旅报告分析

-负责跟进机票及酒店中的问题和特殊需求

-协助公司差旅业务不断改善

5、固定资产管理:

-负责固定资产和低值易耗品的日常管理工作,包括:调拨、丢失或损坏赔偿、报废和清理等,并协助财务部完成资产盘点

6、会议、活动支持

-负责平台活动的组织、实施,如TB,圣诞,各种节日party等

-协助公司年会、合伙人会议等在香港本地的会务支持

-日常会议、接待中所需的接待支持

7、负责前台、Tea Lady的日常工作指导、管理

8、Back up印章管理

任职条件:

-行政管理相关专业大学本科及以上学历

-粤语、普通话,英语流利

-5年以上香港本地行政工作经验

-善于沟通、协调资源,抗压力强,能主动谋事

-具有较强的服务意识、客户意识,统筹性强,时间管理佳

-认同公司的价值观,注重维护公司利益,表现出与公司长期目标相吻合的行事作风

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